Catering sa niekedy podarí pripraviť aj na poslednú chvíľu. Čím väčší a náročnejší event však plánujete, tým viac sa oplatí riešiť ho v predstihu.

Dostatočný čas umožňuje doladiť menu, preveriť priestor, zabezpečiť personál, inventár aj všetky služby, ktoré majú byť súčasťou podujatia.

Menší event pre 10 až 50 hostí

Jednoduchšie firemné raňajky, obed, občerstvenie do kancelárie alebo menší networking vieme v niektorých prípadoch pripraviť už do 48 hodín.

Platí to najmä vtedy, ak:

• poznáte presný počet hostí
• máte vlastný priestor
• nepotrebujete rozsiahlu výzdobu
• vyberiete si z existujúcej ponuky
• nie je potrebné zabezpečovať komplikované technické zázemie

Pri individuálnom menu, tematických dezertoch alebo špeciálnom inventári je lepšie ozvať sa skôr.

Event pre 50 až 100 hostí

Pri tejto veľkosti odporúčame počítať aspoň so 72 hodinami.

Okrem jedla treba zabezpečiť dostatok personálu, dopravu, inventár, nápoje a správne nastaviť výdaj.

Ak ide o večierok s food stage-mi, cocktail barom alebo výzdobou, ideálny je väčší predstih. Tri dni môžu byť reálne pri jednoduchšom zadaní, nie však pri každom type eventu.

Event pre viac ako 100 hostí

Pri podujatí pre viac ako sto hostí odporúčame objednať catering minimálne 7 dní vopred.

Pri väčšom alebo produkčne náročnom evente je ideálny predstih niekoľko týždňov až mesiacov.

Viac času potrebujeme najmä vtedy, keď zabezpečujeme:

• viac food stage-ov
• prenájom alebo výber priestoru
• kompletný nápojový servis
• väčší počet členov obsluhy
• tematickú výzdobu
• techniku a mobiliár
• tortu alebo dezerty na mieru
• mobilnú kuchyňu

Prečo nie je rozhodujúci iba počet hostí?

Event pre 150 hostí v zariadenom priestore môže byť jednoduchší než večera pre 50 hostí na hrade alebo inom netradičnom mieste.

Dôležitá je teda aj náročnosť priestoru a rozsah požadovaných služieb.

Pri obhliadke zisťujeme:

• možnosti zásobovania
• prístup k elektrine a vode
• kuchynské zázemie
• priestor na prípravu jedla
• pohyb hostí
• možnosti umiestnenia barov a stage-ov

Ak priestor nemá potrebné vybavenie, musíme ho priviezť a pripraviť.

Čo poslať v prvom dopyte?

Čím viac základných informácií máme, tým rýchlejšie vieme pripraviť relevantnú ponuku. Pomôže nám vedieť:

• dátum a čas eventu
• miesto konania
• počet hostí
• typ podujatia
• predstavu o jedle a nápojoch
• požiadavky na obsluhu a výzdobu
• približný rozpočet

Zažili sme aj eventy pripravované v omnoho kratšom čase a radi sa pozrieme na možnosti. Pri expresných termínoch však záleží od aktuálnej kapacity, dostupnosti personálu, priestoru a požadovaného menu.

Čím skôr sa ozvete, tým viac možností vám dokážeme ponúknuť a tým menej kompromisov bude potrebných pri menu, priestore aj celkovom koncepte.

Časté otázky

Rozdiel medzi cateringom pre 50 a 300 hostí nie je iba v množstve jedla. S rastúcim počtom ľudí sa mení logistika, počet členov personálu, spôsob výdaja, zásobovanie aj rozloženie celého priestoru.

To, čo funguje na menšom stretnutí, môže pri veľkom evente vytvoriť dlhé rady a zbytočný chaos.

Catering pre približne 50 hostí

Menší event umožňuje osobnejší prístup a väčšiu flexibilitu. Môže ísť o:

• firemné raňajky
• pracovný obed
• menšiu konferenciu
• networking
• oslavu výročia
• večierok pre jeden tím

Pri päťdesiatich hosťoch často stačí jeden bufet alebo jeden food stage doplnený o nápoje a dezerty.

Dôležité je vedieť, či bude jedlo hlavným bodom programu. Na krátky networking môže postačiť finger food. Na obed je vhodné plnohodnotné menu a na večierok kombinácia jedného stage-u, rautu a nápojového servisu.

Aj pri menšom evente treba správne odhadnúť množstvo. Chýbajúce porcie alebo prázdna dezertná misa sú pri päťdesiatich hosťoch veľmi viditeľné.

Catering pre približne 150 hostí

Pri 150 hosťoch už treba detailnejšie plánovať pohyb ľudí.

Najčastejšou chybou je vytvorenie jedného výdajného miesta, ku ktorému sa počas prestávky presunie celá skupina. Výsledkom sú rady a hostia, ktorí sa nestihnú pohodlne najesť.

Vhodné je preto:

• rozdeliť jedlo na viac stanovíšť
• oddeliť nápoje od hlavného bufetu
• pripraviť viac tanierov, príborov a pohárov
• posilniť obsluhu počas hlavných časov
• zabezpečiť priebežné dopĺňanie jedla
• jasne označiť alergény a diétne možnosti

Pri konferencii musí byť výdaj rýchly. Pri večierku sa môže jedlo otvárať postupne. Najskôr welcome občerstvenie, potom hlavný bufet alebo stage-y a neskôr dezerty.

Catering pre 300 a viac hostí

Pri veľkom evente je catering samostatnou produkciou. Treba naplánovať:

• dovoz a uskladnenie surovín
• mobilné kuchynské zázemie
• chladenie a ohrev
• počet kuchárov, čašníkov a barmanov
• rozmiestnenie viacerých výdajných miest
• rezervu jedla a nápojov
• odvoz inventára a odpadu
• čas montáže a demontáže

Pri 300 hosťoch zvyčajne nestačí jeden food stage. Aj keď dokáže pripraviť dostatok porcií za celý večer, nemusí zvládnuť hlavný nápor v priebehu niekoľkých minút.

Riešením môže byť viac rovnakých stanovíšť alebo kombinácia bufetu, flying servisu a niekoľkých tematických stage-ov.

Jedlo je iba jedna časť rozpočtu

Pri každej veľkosti eventu treba rozhodnúť aj o ďalších službách.

Dezerty

Potrebujete základný výber do rautu, firemnú tortu, sweet bar alebo dezerty s brandingom? Počet druhov aj spôsob servírovania ovplyvnia cenu a logistiku.

Nápoje

Denný event si môže vystačiť s vodou, kávou a limonádami. Večierok môže potrebovať víno, prosecco, pivo, cocktail bar aj nealkoholické alternatívy.

Výzdoba a inventár

Nie každý priestor má dostatok stolov, obrusov, tanierov, skla alebo barového vybavenia. Pri netradičných priestoroch môže byť potrebné zabezpečiť takmer celé zázemie, to vieme zariadiť tiež.

Čo si ujasniť pred objednaním?

Pred dopytom si pripravte aspoň základné informácie:

• približný počet hostí
• typ a termín eventu
• miesto konania
• harmonogram
• predstavu o menu
• rozsah nápojov
• požiadavky na dezerty, výzdobu a obsluhu

Pri väčších eventoch odporúčame aj obhliadku priestoru. Vďaka nej vieme správne navrhnúť výdajné miesta, technické zázemie aj počet personálu.

Dobrý catering pre stovky hostí nie je o tom, aby bolo iba dosť jedla. Dôležité je, aby sa k nemu hostia dostali rýchlo, jedlá sa podávali v správnej kvalite a celý servis pôsobil prirodzene.

Časté otázky